Segretaria: chi è, di cosa si occupa e come diventarlo
La segretaria (o il segretario) è una figura che si occupa della gestione di diverse attività sia per il front office che per il back office. Sia per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione che quella delle aziende e società private ha un ruolo fondamentale. L’impiegata con questo inquadramento deve essere meticolosa, organizzata e molto precisa nel soddisfare le esigenze dei superiori.
Ci sono più specializzazioni per la figura di segretaria a seconda che lavori in uno studio professionale o nei diversi uffici di una società.
Quali sono i compiti più comuni per la segretaria?
Tra le mansioni abituali per una segretaria c’è la gestione del front office. Vale a dire tutte le attività che regolano l’interazione con la clientela. Gli aspetti di marketing, le relazioni con il pubblico e le funzioni di sportello. Spesso quest’impiegata gestisce telefonate rivolte ai dirigenti, la posta cartacea e il traffico delle email sulla caselle di posta elettronica. In base a queste richieste pianifica i diversi appuntamenti per la direzione e i colleghi.
Inoltre archivia pratiche per l’amministrazione, inserire i dati contabili all’interno del sistema gestionale. Servono quindi buone basi di Informatica per evitare disguidi o errori di sistema. Una segretaria inoltre svolge i compiti di raccolta dati e di amministrazione in contemporanea all’accoglienza dei clienti o dei rappresentanti. Spesso si ritrova infatti ad assumere un ruolo da receptionist, monitorando gli accessi e accompagnando i visitatori.
Figure specializzate nei diversi contesti
Esiste l’idea generale della segretaria ma i suoi compiti possono cambiare in base alla realtà lavorativa. Le principali declinazioni di questa figura professionale sono le seguenti:
- Segretaria commerciale. L’impiegata lavora come ruolo di supporto all’ufficio commerciale. Gestisce dunque la corrispondenza con gli acquirenti con particolare dedizione a mantenere vivo nei clienti l’interesse per i prodotti del brand. Trasmette e registra gli ordini di acquisto ed effettua quando possibile azioni di up-selling. Inoltre organizza l’agenda degli eventi del ramo commerciale dell’azienda.
- Assistente di direzione. L’impiegata risponde direttamente alla direzione generale e cura la pianificazione degli incontri dei dirigenti. Vale a dire i suoi meeting, i viaggi e le cene di lavoro e le sue riunioni. Ne cura anche la corrispondenza rispondendo personalmente alle e-mail in caso di necessità. Funge anche da supporto al manager per le sue attività.
- Segretaria di studio medico. Accoglie i pazienti al loro arrivo in sala d’attesa e si occupa di gestire gli appuntamenti e le visite. Organizza l’agenda del medico o del dentista che opera nello studio e gestisce la documentazione medica della clientela. Si occupa inoltre di gestire la contabilità dello studio medico o dentistico. Spesso però anche gli assistenti alla poltrona svolgono parte di queste mansioni.
Come diventare segretaria
Tra questi ci sono il corso per il settore amministrativa-contabile oppure il corso per l’assistente di segreteria negli studi legali. Questi percorsi formativi servono ad approfondire materie come economia aziendale, contabilità e gestione documentale. Ci si concentra anche sulle competenze informatiche curando molto l’utilizzo dei fogli di calcolo come Excel dei software gestionali più semplici.
La conoscenza di una o più lingue straniere costituisce un altro titolo preferenziale per una posizione di segretaria. Soprattutto per le grandi società o aziende, che hanno clientela internazionale e molto variegata. La padronanza dell’italiano nello scritto e nel parlato è imprescindibile dato che la figura è sempre a contatto con il pubblico.
L’orario di chi ricopre questo ruolo varia molto a seconda della realtà e del contesto di riferimento. Può lavorare sia full time che part time ma occorre ricordare che spesso le viene chiesta flessibilità oraria in caso di periodi più intensi.
