Non disclosure agreement: proteggere i dati sensibili
Ad oggi, il non disclosure agreement è uno strumento fondamentale in molti settori che permette di proteggere i dati sensibili.
Analizziamo insieme gli aspetti cruciale dell’NDA e in che modo agisce contro la divulgazione non autorizzata delle informazioni!
Indice
Che cos’è il non disclosure agreement (NDA)
Il non disclosure agreement (NDA) è un accordo di riservatezza.
Si tratta di un contratto tramite cui una parte garantisce all’altra di non rivelare a terzi determinate informazioni riservate o confidenziali.
Si tratta di un contratto tramite cui una parte garantisce all’altra di non rivelare a terzi determinate informazioni riservate o confidenziali.
Esso garantisce quindi che informazioni, idee e dati rivelati restino segrete e non vengano divulgate a terzi, in base a termini e condizioni stabiliti.
Essenziale indicare in modo preciso le informazioni da non divulgare, lo scopo per il quale vengono condivise tra le parti, la durata dell’accordo e la sanzione in caso di violazione.
Un NDA viene abitualmente stipulato in casi di:
- trattative per la conclusione dei contratti di trasferimento di tecnologia non brevettata: chi vuole trasferire know-how ad un altro soggetto divulga una serie di informazioni segrete che non devono diventare di dominio pubblico;
- trasferimento di tecnologie brevettate: durante le negoziazioni, le comunicazioni tra le parti riguardano informazioni riservate, non contenute nei documenti brevettuali;
- tutti i generi di servizi, ad esempio bancari, per cui è necessario fornire determinate informazioni sensibili;
- contratti in ambito internazionale: ogni ordinamento coinvolto, senza un’esplicita previsione, potrebbe altrimenti portare a conclusioni differenti quanto ad obblighi delle parti nel corso delle trattative;
- attività di fundraising, consulenze, progetti R&D insieme ad altre società;
Non disclosure agreement: caratteristiche principali
Come abbiamo visto finora il non disclosure agreement contiene le informazioni confidenziali che non possono essere divulgate a terzi perché ne creerebbero un danno.
Nello specifico, un NDA contiene alcuni elementi tipici quali:
- titolarità delle informazioni che si vogliono condividere con il partner;
- elenco e definizione delle informazioni oggetto di trasmissione e di impegno alla non divulgazione;
- scopo per il quale le informazioni riservate vengono condivide tra le parti;
- validità temporale dell’obbligo di riservatezza;
- determinazione di una sanzione, nel caso di violazione dell’accordo;
- individuazione del giudice competente e l’eventuale legge applicabile.
É inoltre necessario che nel contratto siano ben individuate le informazioni che si intendono trasmettere. Agendo in questo modo, in caso di problemi, non possono insorgere contestazioni al riguardo. In quest’ottica, è anche possibile inserire anche un elenco di informazioni già note al settore di riferimento. In maniera opposta, è anche possibile precisare che si considerano confidenziali le sole comunicazioni che recano una specifica menzione.
Occorre infine precisare che lo scambio di dati confidenziali può essere unilaterale o bilaterale. Nel primo caso, le parte detta rilevante le condivide mentre l’altra parte ricevente si impegna a mantenerle segrete. Nel secondo caso, invece entrambe le parti rivelano reciprocamente tali dati e devono esprimere nell’accordo il proprio obbligo di riservatezza.
NDA: scopo e durata
Quando viene stipulato tra due parti un non disclosure agreement è fondamentale indicare lo scopo per il quale informazioni, dati o idee confidenziali vengono condivise. Nello specifico, tale scopo deve essere sia preciso sia sufficientemente ampio da coprire interamente il rapporto. Il ricevente, infatti, può usarle solo per lo scopo indicato nell’accordo, e non per altri differenti a meno che sia presenta un’autorizzazione scritta.
A livello generale, inoltre, l’NDA si estende anche a dipendenti o collaboratori in quanto è necessario garantire l’adozione di tutte le misure necessarie per tutelare il segreto.
Un altro elemento fondamentale che deve sempre essere presente in un accordo di riservatezza è la durata dello stesso. In alternativa:
- limite temporale
- condizione di validità legata a particolari eventi
- eventuale successiva sottoscrizione di un contratto definitivo
- obsolescenza dell’informazione
La durata media si aggira di solito intorno ai 3-5 anni, ma è possibile indicare anche una durata indeterminata. Ad ogni modo, è necessario indicare nelle clausole che l’obbligo di segretezza è valido anche per un certo periodo successivo alla cessazione del contratto.
In caso di violazione, è generalmente prevista una penale, fissabile in un importo forfettario o in una somma determinata sulla base di meccanismi specifici. Ad esempio, una percentuale del fatturato della controparte, un importo per la divulgazione di specifiche informazioni, e così via.
Esempio tipico
In quali occasioni un’azienda si trova nelle condizioni di dover fornire a terzi proprie informazioni riservate?
A livello generale, le situazioni che richiedono un non disclosure agreement
che si possono presentare sono di base tre:
- fornitore, per permettergli di eseguire la fornitura che gli è stata commissionata. Senza conoscere determinati dati il bene, o parte di esso, non può essere prodotto.
- possibile cliente: un NDA fa comprendere il valore intrinseco dell’offerta, e allo stesso tempo garantisce che la controparte non se ne appropri in maniera illecita;
- consulente esterno, per permettergli di svolgere l’incarico conferitogli.
Solo in alcuni casi, tra cui servizi bancari o di consulenza, la segretezza delle informazioni scambiate tra le parti è garantita da norme di legge o da regole deontologiche. Ma in generale, nelle fasi iniziali, le due parti sono legate solo da obbligazioni quali correttezza e buona fede. Se non si giunge ad un contratto però, il titolare delle informazioni non può tutelarsi in alcun modo né avere elementi probatori che ne attestino la titolarità. Di conseguenza, un terzo potrebbe utilizzare liberamente i dati acquisiti nel corso delle trattative.
Il non disclosure agreement agisce proprio in prevenzione di questa casistica, permettendo di tutelarsi adeguatamente. Questo strumento è infatti autonomo e non legato alla conclusione o meno del contratto finale.
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