Come funziona la conferenza dei servizi per le procedure autorizzative

Cos’è la conferenza dei servizi

Abbiamo già dato una basilare definizione in apertura, quando abbiamo definito la conferenza dei servizi come uno strumento di semplificazione.

Si tratta di un istituto di diritto amministrativo che accelera i procedimenti: conosciuta anche come CdS, prevede l’incontro delle amministrazioni coinvolte. In questo incontro, che come vedremo non deve per forza avvenire in presenza e in tempo reale, vengono esaminati tutti gli interessi in gioco.

Convocare la conferenza dei servizi significa velocizzare di molto la conclusione del procedimento amministrativo. Possiamo infatti concepirla come un tavolo di discussione, fisico o talvolta virtuale, dove si incontrano i rappresentanti delle amministrazioni competenti per discutere e valutare insieme un progetto o una richiesta di autorizzazione

A cosa serve

Lo strumento, che come vedremo a breve è stato introdotto con la L. n. 241/1990 sul procedimento amministrativo e nasce con finalità di coordinazione e semplificazione.

La conferenza dei servizi, cioè, è stata introdotta per velocizzare l’attività della Pubblica Amministrazione. Questo istituto, inoltre, garantisce la partecipazione e la trasparenza.
Con la sua introduzione, le varie amministrazioni non agiscono più separatamente, con conseguenti contraddizioni. Se un procedimento amministrativo riguarda più amministrazioni, queste sono chiamate a partecipare alla CdS. In questo modo, è possibile giungere ad una decisione univoca e condivisa da tutte le amministrazioni coinvolte.

Se volessimo riassumere gli obiettivi della conferenza dei servizi, dunque, potremmo dire che serve a coordinare le decisioni tra le amministrazioni. Inoltre, serve a semplificare eventuali procedimenti complessi, riducendo anche le tempistiche. Dato che tutte le amministrazioni coinvolte sono chiamate a partecipare, infine, la conferenza previene i conflitti e trasforma più pareri in un unico provvedimento amministrativo, che verrà condiviso da tutte le amministrazioni coinvolte.

Il suo ruolo nel procedimento amministrativo

Comprendere il funzionamento della conferenza dei servizi è più semplice facendo una preliminare riflessione sul procedimento amministrativo.

Con questo termine si intendono tutte quelle attività della Pubblica Amministrazione che conducono all’adozione di un provvedimento amministrativo finale. Provvedimento che può concretizzarsi in permessi, concessione o in procedure autorizzative.

Talvolta accade che ad un procedimento amministrativo debbano partecipare più amministrazioni pubbliche coinvolte. Senza la conferenza dei servizi, ciascun ente dovrebbe pronunciarsi separatamente, il che potrebbe prevedere tempistiche molto lunghe oltre che conflitti.

La CdS, invece, consente a tutte le amministrazioni coinvolte di riunirsi e deliberare insieme.

Il provvedimento amministrativo finale

Dato che il procedimento amministrativo porta la Pubblica Amministrazione all’adozione di un provvedimento amministrativo, la conferenza dei servizi consente l’adozione di un atto unico.

Senza la CdS, ogni amministrazione rilascerebbe il proprio provvedimento e, per cittadini o imprese, la situazione potrebbe farsi complessa.

Al contrario, unificando i diversi provvedimenti in un unico atto finale serve a semplificare notevolmente la vita ai destinatari del provvedimento finale.

La semplificazione nelle procedure autorizzative

Uno dei contesti dove la conferenza dei servizi è più utile riguarda le procedure autorizzative. Pensiamo al caso in cui un soggetto, che sia pubblico o privato, abbia la necessità di ottenere, per un solo progetto, più autorizzazioni.

In questi casi, il soggetto non dovrà contattare e attendere le decisioni di ciascuna amministrazione pubblica. Con la CdS, tutte le amministrazioni coinvolte saranno chiamate a decidere sul procedimento. Il quale, senza la conferenza, potrebbe durare addirittura anni. Al contrario, quando viene convocata la conferenza dei servizi, la decisione sulle procedure autorizzative avviene in un’unica sede, e con una sola determinazione conclusiva.

Convocazione conferenza dei servizi

Il primo passo per attivare la CdS è la convocazione conferenza dei servizi. La conferenza viene convocata dall’amministrazione che è responsabile del procedimento principale. Tale amministrazione viene definita procedente e può avviare la conferenza d’ufficio o su richiesta del soggetto interessato.

Per convocare la CdS, è necessaria una comunicazione di preavviso formale, che deve indicare l’oggetto del procedimento, le amministrazioni coinvolte, i termini per l’invio dei pareri.

Data e ora dell’incontro sono facoltative, in quanto esistono due tipologie di svolgimento della conferenza dei servizi. Esistono infatti:

• conferenze simultanee, in cui tutti i rappresentanti delle amministrazioni partecipano alla riunione, che può essere fisica o online
• conferenze asincrone, dove i pareri vengono trasmessi in forma scritta entro un termine stabilito.

Le diverse tipologie di conferenza dei servizi

La distinzione tra conferenza sincrona e asincrona non è comunque l’unica esistente. La L. 241/1990 ha infatti individuato tre diverse tipologie di conferenza dei servizi. Queste differiscono a seconda dello scopo della convocazione e sono le seguenti:

• istruttoria
• decisoria
• preliminare.

La conferenza istruttoria nasce per esaminare gli interessi pubblici in uno o più procedimenti tra loro connessi.

Nel corso di questo tipo di CdS, si acquisiscono elementi di valutazione e informazioni utili alla formazione della decisione finale. Si raccolgono i pareri e le osservazioni delle amministrazioni coinvolte prima di prendere una decisione. Ha quindi, come unico scopo, la consultazione.

Nel caso della conferenza decisoria, come il termine stesso lascia intendere, serve alle amministrazioni coinvolte per assumere una decisione definitiva. Il risultato è un provvedimento unico, che sostituisce tutti gli atti, le autorizzazioni o eventuali nulla osta separati.

La conferenza preliminare, infine, viene convocata prima della presentazione del progetto definitivo. Serve a fornire al richiedente eventuali indicazioni sulle condizioni necessarie per ottenere l’autorizzazione finale.

Si tratta di una forma preventiva di dialogo tra pubblico e privato, che permette di evidenziare problemi o aspetti critici prima di avviare il procedimento vero e proprio.

Mentre la conferenza istruttoria e quella preliminare sono facoltative, lo stesso non possiamo dire della conferenza dei servizi decisoria.

Questa, infatti, diviene obbligatoria se sono coinvolti almeno due enti esterni e, soprattutto, se la conclusione del procedimento amministrativo potrà avvenire solamente con l’acquisizione di atti che provengono da amministrazioni pubbliche diverse.