La figura del responsabile del procedimento amministrativo
Quella del responsabile del procedimento amministrativo è una figura abbastanza complessa, ma fondamentale.
La disciplina di riferimento è la Legge n. 241 del 1990, detta anche Legge sul procedimento amministrativo e sul diritto di accesso agli atti. La figura del responsabile, in particolare, viene disciplinata agli articoli 4, 5, 6 e 6bis di tale legge. Il responsabile del procedimento è una figura centrale nella Pubblica Amministrazione italiana, incaricata di garantire la corretta gestione e conclusione dei procedimenti amministrativi. Questo ruolo è stato introdotto per assicurare trasparenza, efficienza e legalità nell’azione amministrativa. Per comprendere questa figura, comunque, è necessario partire dalle basi e comprendere la disciplina generale del cosiddetto procedimento amministrativo.
Per tale ragione, e data la complessità dell’argomento, che è comunque fondamentale, procederemo per gradi analizzando, in primis, il procedimento e, successivamente, il responsabile del procedimento, ossia il dominus della fase istruttoria del procedimento.
Il procedimento amministrativo: le basi e i principi generali
Come anticipato, comprendere la figura del responsabile del procedimento amministrativo è impossibile senza far riferimento al procedimento stesso.
Il procedimento amministrativo è alla base dell’attività dell’amministrazione. Si tratta infatti del procedimento con cui la Pubblica Amministrazione può curare il pubblico interesse. Tale cura deve avvenire nel rispetto dei principi costituzionali, riportati all’Art. 97 della Costituzione.
Ci riferiamo, cioè, ai principi di imparzialità e buon andamento, cui la PA deve necessariamente far riferimento.
Il procedimento amministrativo, inoltre, deve anche rispettare i principi di legalità, buona amministrazione, economicità, efficacia, pubblicità, trasparenza, leale collaborazione, buona fede e non aggravamento.
La Legge di riferimento, quando si parla di procedimento amministrativo e di responsabile è la L. 241/1990. Tale normativa disciplina sia il procedimento amministrativo che il diritto di accesso ad atti e documenti amministrativi.
Il procedimento si articola in quattro fasi principali:
- Avvio del procedimento, o fase dell’iniziativa
- Istruttoria e raccolta delle informazioni
- Fase decisoria
- fase integrativa dell’efficacia.
Responsabile del procedimento amministrativo: chi è?
Torniamo ora alla figura del responsabile del procedimento amministrativo. Com’è noto, l’iter con cui l’attività dell’amministrazione pubblica si sostanzia è il procedimento amministrativo. Questo iter termina con l’adozione di un provvedimento.
Tale adozione spetta, qualora sia si sua competenza, al Responsabile del procedimento amministrativo. Si tratta di una figura che, prima della Legge n. 241 del 1990, non esisteva. Eppure, con questa Legge, è stato disposto che, per ogni procedimento amministrativo, la PA debba individuare un responsabile. Lo ha disposto l’Art. 4 della L. 241/1990.
Il responsabile del procedimento è dunque quella figura a cui spetta l’assegnazione delle responsabilità nella fase istruttoria. Una responsabilità che può essere assegnata a se stesso o ad altro dipendente dell’unità organizzativa di riferimento.
Al responsabile faranno riferimento i soggetti terzi coinvolti nel procedimento amministrativo. Per tale ragione, la Legge n. 120/2020 ha disposto che la Pubblica Amministrazione coinvolta è tenuta a comunicare diverse informazioni. Nel caso di un procedimento amministrativo, vanno comunicate l’unità organizzativa di competenza e il domicilio legale del responsabile amministrativo.
Cosa fa il responsabile del procedimento amministrativo
Ma cosa fa, con esattezza, il responsabile del procedimento amministrativo? La L. n. 241/1990 ha individuato dei compiti specifici che questa figura deve portare a termine.
Il responsabile del procedimento può essere denominato come il dominus della fase istruttoria, la prima fase di un procedimento amministrativo.
In questa fase, il responsabile deve raccogliere tutti i documenti necessari durante il procedimento. Altro compito che gli spetta, secondo l’Art. 6 della Legge sul procedimento amministrativo, riguarda la valutazione. Dovrà cioè valutare eventuali presupposti e requisiti che possano legittimare il provvedimento finale.
Tra i compiti del responsabile del procedimento amministrativo ci sono anche la richiesta di dichiarazioni. Se lo ritiene opportuno, il responsabile può anche convocare la Conferenza dei servizi. Tale strumento di semplificazione è previsto qualora siano coinvolti vari interessi pubblici in un procedimento o in diversi procedimenti.
Infine, come detto, nel caso in cui tale adozione sia di sua competenza, al responsabile toccherà adottare il provvedimento finale. Qualora, invece, questo compito non sia di sua competenza, il responsabile dovrà trasmettere gli atti all’organo a cui spetta l’adozione del provvedimento finale.
In questo specifico caso, la normativa prevede che l’organo competente non possa discostarsi dal provvedimento e dalle decisioni del responsabile. Ci si potrà discostare dalle risultanze della fase istruttoria solamente con motivazione da indicare sul provvedimento finale.
Anticorruzione e conflitto di interessi: l’Art. 6bis
La Legge n. 241/1990 è stata, negli anni, oggetto di vari aggiornamenti. Uno dei più significativi riguarda l’Art. 6bis, introdotto con la Legge Anticorruzione, ossia la ben nota Legge n. 190/2012. È a questa normativa che dobbiamo l’introduzione dell’Art. 6bis, l’articolo sul conflitto di interessi.
L’Art. prevede che il responsabile del procedimento amministrativo debba astenersi dall’iter del procedimento in caso di conflitto. Questa disposizione vale sia per conflitto di interessi reale, sia per conflitto potenziale. Dunque, qualora si venga a verificare una situazione del genere, il dipendente della Pubblica Amministrazione deve evitare di svolgere le proprie funzioni qualora possa subire influenze che abbiano a che fare con interessi personali.
In questi casi, sono previsti sia l’obbligo di astensione che la comunicazione di conflitto al dirigente. A quest’ultimo spetterà la valutazione della situazione e, in caso di conflitto, il dipendente verrà sollevato dall’incarico.
Ricordiamo che l’obbligo di astensione è anche previsto dal Codice di comportamento dei dipendenti pubblici. Il Codice prevede infatti che il dipendente debba rispondere ai principi di buon andamento e imparzialità. Se le attività amministrative coinvolgono interessi propri, ma anche del coniuge, dei suoi congiunti o conoscenti con cui si abbiano frequentazioni abituali, allora il dipendente dovrà rispettare l’obbligo di astensione.
