Receptionist: chi è, di cosa si occupa e come diventarlo
Appena si arriva in ufficio o all’albergo è già lì pronto alla scrivania: si tratta del receptionist. Pronto a dare il buongiorno e le prime informazioni in un caso, con già le chiavi della camera in mano nel secondo. L’accoglienza è prerogativa di questa figura professionale, che si declina sui vari contesti e strutture in cui lavora. Un sorriso sulla faccia e disponibilità sono le parole d’ordine.
Ecco chi ricopre questo ruolo e che formazione deve avere.
Chi è il receptionist?
Banalmente si potrebbe rispondere con l’impiegato che sta alla reception. Un modo molto sintetico per descrivere una professione più sfaccettata di quanto si creda. Il receptionist non solo accoglie clienti e/o turisti ma ha anche la responsabilità di fornire informazioni e di dare indicazioni chiare. Ad esempio delucidare i nuovi arrivati sugli standard e il regolamento della struttura.
Chi lavora alla reception deve essere sempre pronto a rispondere a domande generiche circa la posizione di uffici o altri locali dell’edificio. Deve sapersi destreggiare sia nella lingua del paese in cui si trova sia nelle lingue estere, soprattutto se lavora in strutture turistiche. Inoltre il receptionist monitora gli ingressi alla struttura, svolgendo una funzione di garanzia di sicurezza.
Per controllare chi entra e chi esce solitamente chi ha questa mansione è tenuto a fornire i cartellini identificativi. In questo modo può tenere traccia di quanti siano all’interno e il motivo della loro visita.
Spesso la natura del lavoro prevede mansioni tipiche del ruolo di una segretaria. Vale a dire rispondere ai messaggi di posta elettronica e gestire le chiamate per lo più, oltre ad archiviare e compilare documenti. La ragione è dare un supporto in più ai colleghi, soprattutto all’interno di aziende grandi.
La formazione per questa figura professionale
La maggior parte dei receptionist proviene da istituti turistico-alberghieri ma a volte anche da scuole superiori ad indirizzo linguistico. Nonostante una laurea non sia necessaria, chi ne avesse conseguita una in lingue o in materie economiche è ben apprezzato. Il suo profilo risulterebbe così più professionale e con un bagaglio di conoscenze più approfondito rispetto a un diplomato.
Se non si ha frequentato questa tipologia di scuole si può sempre ricorrere ai corsi di formazione professionale. La lingua inglese è sempre richiesta e conoscere bene altri idiomi stranieri è una qualità ben spendibile per chi volesse fare il receptionist. Anche una base di conoscenze informatiche è un requisito essenziale, almeno quanto basta per gestire la posta elettronica. Il training però non manca sul lavoro per l’utilizzo del gestionale.
Sono qualità peculiari invece la predisposizione al contatto con il pubblico e ai rapporti interpersonali (a cui in ogni caso ci si può adattare). Pazienza e solarità sono sempre apprezzabili in un receptionist oltre ad una buona gestione dello stress. Ogni giorno si vedono diverse persone e capita di dover ripetere le stesse istruzioni più volte, uno schema ripetitivo che può pesare a lungo andare.
