Privacy Officer: ruolo, responsabilità e importanza in protezione dati
Il Privacy Officer è il responsabile della privacy di un’azienda, in grado di garantire che il trattamento dei dati personali e le procedure interne siano conformi al GDPR.
Analizziamo insieme al meglio chi è questa figura professionale e quali le sue funzioni principali!
Indice
Chi è il Privacy Officer
Ad oggi, è diventato fondamentale rispondere all’allarme lanciato dai consumatori circa l’utilizzo dei propri dati personali.
In quest’ottica, per garantire il rispetto della normativa, accorre in supporto il Privacy Officer, nominata direttamente dalle aziende stesse. Questa figura di consulenza strategica, si occupa di osservare, valutare e organizzare la gestione del trattamento dei dati all’interno di un’organizzazione, affinché siano utilizzati e trattati in maniera adeguata rispetto alla legge.
Un professionista, dipendente o consulente esterno, deve quindi:
- definire un piano strategico volto a condurre l’organizzazione verso il perseguimento e il conseguente mantenimento della compliance;
- rilevare eventuali fattori di rischio e necessità;
- garantire un processo di adeguamento continuativo nel tempo caratterizzato dall’efficacia;
- interfacciarsi con il titolare del trattamento in modo costante per implementare evoluzioni o aggiornamenti ottimale.
Il responsabile della privacy rappresenta quindi l’impegno dell’azienda nell’adozione di una strategia proattiva strutturata per la gestione dei dati.
Avere tale figura all’interno dell’azienda non è obbligatorio, in base alle disposizioni del GDPR, ma di certo un plus estremamente utile, soprattutto se si tratta di imprese con una struttura complessa. Occorre inoltre ricordare che la nomina del Privacy Officer non solleva il titolare del trattamento dei dati dalle sue responsabilità dirette, al quale resta sempre in capo.
Il ruolo del Privacy Officer: compiti e funzioni
A livello generale, il Privacy Officer si occupa di supportare l’azienda nel definire un piano di adeguamento al GDPR che:
- contempli aspetti legali, gestionali ed eventualmente tecnologici;
- definisca il ciclo di vita del dato personale;
- tenga conto di modalità di impiego, finalità legate all’utilizzo, tecnologie impiegate e soggetti coinvolti nel trattamento;
- analizzi i fattori di rischio. Nello specifico, il comportamento assunto dal personale, gli eventi che possono compromettere strumentazioni e tecnologie impiegate nelle attività di trattamento, gli accessi non autorizzati che comportino la modifica, la perdita o la diffusione dei dati personali, etc…
Una volta identificati questi fattori, il Privacy Officer svolge le mansioni di
- assessment: l’attività restituisce il quadro del livello di maturità acquisito da un’organizzazione, evidenziando eventuali carenze da colmare;
- monitoraggio e aggiornamento legate a politiche, procedure e regolamenti affinchè siano in linea con le attività di trattamento;
- gestione e aggiornamento del registro delle attività di trattamento;
- supporto e consulenza per i referenti di ogni reparto legata a ogni questione relativa alla normativa in materia;
- formazione, aggiornamento e sensibilizzazione del personale sugli adempimenti derivanti dalla normativa;
- analisi dei principali rischi;
- messa in pratica di misure in protezione, per minimizzare le violazioni e mantenere alta la fiducia dei clienti.
Competenze e requisiti
Per svolgere in modo appropriato il ruolo di Privacy Officer, è necessario possedere determinate competenze trasversali. In particolare:
- conoscenza normativa e legale: comprensione del Codice della privacy, le leggi italiane e la capacità di applicarle in ambito aziendale;
- capacità tecniche e competenze sui processi aziendali: conoscere sistemi IT, processi di trattamento dati e lavorativi interni permette di identificare come e quando i dati vengono trattati;
- abilità in gestione del rischio: saper valutare e gestire rischi e problematiche derivanti dal trattamento dei dati e essere in grado di sviluppare strategie preventive in mitigazione;
- leadership e abilità comunicative, necessarie a formare e sensibilizzare il personale in modo adeguato e guidare l’azienda verso una gestione dei dati responsabile.
La formazione gioca un ruolo cruciale nella preparazione di un professionista efficace. Dal momento che le leggi sulla protezione dei dati sono in costante evoluzione, è necessario mantenere un aggiornamento costante sulle ultime normative e sulle migliori pratiche in campo della privacy. E solo uno studio approfondito può fornire le conoscenze e le competenze necessarie per affrontare le sfide di questo ruolo.
Ad oggi, esistono dei master che forniscono una formazione completa su temi quali diritto della privacy, gestione dei dati e conformità normativa preparando a gestire le complessità legali e tecniche associate alla protezione dei dati personali.
Il ruolo del DPO
Un’altra figura molto importante per la protezione dei dati, differente da quella del Privacy Officer, è il DPO. Si tratta del responsabile della protezione dei dati, figura prevista dal GDPR obbligatoria per realtà quali:
- enti pubblici come le scuole
- soggetti che trattano categorie particolari di dati
- soggetti che effettuano un monitoraggio regolare e sistematico su larga scala delle persone fisiche
L’art. 39 del GDPR prevede che egli svolga una funzione di sorveglianza, volta ad assistere il titolare e il responsabile del trattamento nel controllo del rispetto della normativa.
I suoi compiti principali sono:
- raccogliere le informazioni necessarie e utili a individuare i trattamenti svolti, analizzare e verificare i trattamenti in termini di conformità;
- possedere un’approfondita conoscenza della normativa vigente e dei protocolli legati alla gestione dei dati personali;
- svolgere attività di informazione e consulenza in merito agli obblighi derivanti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali;
- fornire al titolare supporto e un parere legato alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati;
- monitorarne lo svolgimento.
Entrambe le figure professionali sono professionisti della privacy. La differenza risiede nei compiti e nelle relative funzioni. Il Privacy Officer, infatti, supporta il titolare del trattamento nell’implementazione di tutta la documentazione e gli adempimenti. Il DPO svolge invece un ruolo di controllo sulla conformità del materiale prodotto.
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