Supply Chain: le dimensioni informative cruciali per il successo
Non si può pensare di fare impresa senza prendere in considerazione il ruolo delle supply chain. Indipendentemente dal settore di appartenenza ogni attività deve affidarsi ai fornitori che a loro volta dovranno collaborare con altri. L’efficienza di una catena di approvvigionamento può determinare il successo o il fallimento di qualsiasi tipo di attività e la storia ce lo conferma.
Come sarebbe oggi il mondo se la Ericson non fosse fallita a causa della mancanza improvvisa della fornitura di microchip? La Apple avrebbe avuto lo stesso successo? E volendo guardare a tempi più recenti, chi può dimenticare le difficoltà vissute durante la pandemia quando molte materie prime erano irreperibili e la produzione ha dovuto trovare strategie alternative per non interrompersi?
Uno dei modi per contrastare la volatilità delle catene di approvvigionamento e i pericoli che possono incorrere, è essere informati sulle condizioni di ogni elemento della catana. La carenza di informazioni sulle supply chain, infatti, è una delle maggiori cause di fallimenti anche di imprese molto grandi. Ma quali sono le informazioni necessarie per poter agire in modo tempestivo in caso di falle nel sistema? E come ottenere queste informazioni?
Le dimensioni informative cruciali per il successo della propria attività sono almeno 3 e riguardano il contesto e le modalità operative: Vendor Compliance e Risk Management; Sales e Procurement Planning e Process Efficiency.
Scopriamo cosa significano nel dettaglio
Vendor Compliance e Risk Management della supply chain
Le supply chain si caratterizzano per volatilità e precarietà. Come abbiamo avuto modo di imparare, un evento improvviso può trasformare completamente lo scenario del mercato e creare problemi su tutta la filiera. Basta che un solo elemento entri in crisi per generare un vero e proprio effetto domino su tutti i partner. Questo è, per esempio, quello che è accaduto durante la pandemia.
Ecco perché è sempre importante monitorare ogni anello della catena delle supply chain: in questo modo si può venire immediatamente a conoscenza di un eventuale difficoltà e ricorrere ai ripari in modo tempestivo. I dati a disposizione sono tanti e sul mercato ci sono tanti software che possono monitorare i fornitori e l’andamento del mercato.
Nel momento in cui si decide di collaborare con un fornitore, chiunque esso sia, è necessario valutare in modo oggettivo se è in grado di offrire garanzie di affidabilità.
Il Risk Managment è proprio la disciplina che si occupa della gestione dei rischi. Il suo compito è quello di identificare e valutare quelli che potrebbero fattori di rischio per l’azienda e trovare il modo di tutelarla. I fattori di rischio non riguardano unicamente aspetti commerciali, ma anche fattori come la sicurezza informatica, la regolarità dal punto di vista legale o anche l’eticità del suo modo di operare.
L’attività di Vendor Compliance e Risk Management consiste, quindi, in 3 attività principali:
- Valutazione periodica delle performance dei fornitori, per monitorare l’affidabilità e la costanza nella fornitura di servizi o beni.
- Valutazione in base a parametri di sostenibilità.
- Assegnazione di un livello di rischio per ogni elemento individuato, con l’obiettivo di trovare una soluzione strategica.
Sales e Procurement Planning
Potremmo dire che in ogni impresa esistono due anime: quella innovativa e quella che deve restare nel budget. La prima sprona l’attività a migliorarsi a investire e a esplorare nuove possibilità. La seconda resta legata al fatturato, alle reali possibilità dei processi produttivi e si preoccupa di limitare i costi e le perdite.
Il primo settore è quello Sales, della vendita: la ricerca dei vantaggi per aumentare il proprio fatturato a ogni costo. Il secondo settore è quello del Procurement Planning. Questa seconda area che caratterizza (o dovrebbe caratterizzare) qualsiasi imprese riguarda il controllo delle risorse disponibili e le tempistiche per eventuali approvvigionamenti.
La collaborazione e lo scambio di informazioni tra queste due aree permette di avere una visione completa del fabbisogno dell’impresa e intervenire prima di creare uno stato di emergenza e urgenza.
Affinché non ci siano intoppi, si può prendere a esempio un processo suddiviso in 5 fasi:
- Aggiornamento continuo e puntuale della pipeline commerciale o di investimento infrastrutturale. Le informazioni vanno indicata in modo dettagliato, distinguendo per tipologia di progetto, paese e probabilità di realizzazione.
- Attenzione all’andamento di ciascuna categoria di merce trattata, in particolare in caso di carenze. Quello che viene definito in gergo tecnico “breakdown delle merci”.
- Associazione di ciascuna delle categorie allo storico delle spese per ogni Paese in cui si vende.
- Confronto del possibile ammontare della spesa con il mercato fornitori a seconda del Paese. In questa fase vanno inclusi i fornitori con cui già si collabora o fornitori attivi, ma anche quelli trovati con il lavoro di ricerca.
- Creazione di un piano strategico in modo che i fornitori possano essere coinvolti e resi partecipi delle operazioni a cui si mira nel medio e lungo periodo.
Questi cinque passaggi mostrano come ciascuna delle due aree per procedere abbia bisogno di tenere conto dell’altra.
Ma cosa c’entra la supply chain in tutto questo? Anche nella scelta dei fornitori le due anime dell’azienda devono collaborare tra loro. I partner commerciali, infatti, vanno scelti tenendo conto delle proprie risorse e dal mercato in cui operano.
L’ efficienza dei processi nella supply chain
L’ultima dimensione di informazioni che vanno prese in considerazione per rendere la propria impresa resiliente alle variazioni della supply chain è quella dell’efficienza dei processi. Per dirla in poche parole, l’efficienza dei processi è quella branca che si assicura che tutto fili sempre liscio senza interruzioni e intoppi in tutta la catena della fornitura e che tutte le aree comunichino tra loro. Un monitoraggio ad ampio raggio.
Per verificare che i processi siano davvero efficienti come devono, è stato introdotto il Process Mining. Questa è una disciplina analitica che seguendo le informazioni digitali disponibili, riesce a guardare i flussi di lavoro e individuare alcuni elementi di interesse come:
- Attività mancanti
- Attività che vengono ripetute
- Iterazioni
- Colli di bottiglia
- Effettiva realizzazione delle procedure così come sono state ideate
- Sincronizzazione dei sistemi informativi e confronto di questi ultimi con le varie unità operative.
Avendo sotto controllo tutti questi fattori, è possibile progettare nel modo migliori alcuni processi come:
- Accounts Payables: corrispondente alla contabilità nei confronti dei fornitori, quindi l’organizzazione della fatturazione ricevuta e gli importi dovuti ai fornitori per il servizio prestato
- Account Receivables: indica tutto ciò che riguarda l’ambito creditizio verso i clienti. Per esempio, invio di fatture, controllo degli incassi ricevuti e così via.
- Order Management: ovvero la gestione degli ordini dei clienti.
