Riunioni di lavoro: la rivoluzione delle riunioni asincrone

Cosa sono le riunioni di lavoro asincrone e come funzionano

Molti lavoratori preferirebbero scegliere autonomamente dove e quando svolgere i propri compiti. Il lavoro a distanza ha dato una forte spinta in questa direzione: grazie alla tecnologia non serve più andare in ufficio. Basta un computer e una connessione internet. Con il lavoro asincrono, si fa un ulteriore passo avanti. Come dice il nome stesso, il lavoro asincrono permette di scegliere il momento in cui svolgere il proprio dovere. Un esempio di lavoro asincrono è quello che si basa su scadenze e consegne. In questi casi, infatti, non importa quando ci si mette a lavorare e per quanto tempo, ma che tutti sia portato a termine entro una certa data. 

Quello che però è stato notato è che uno degli aspetti di lavorare in sincrono è quello di dover dedicare parte della propria giornata in call e video-call di lavoro. Chiamate che molto spesso si rilevano lunghe, tediose e tutt’altro che utili. Tuttavia, in alcune realtà, anche le riunioni stanno diventando asincrone. 

Per quanto le riunioni di lavoro asincrone possano sembrare strane e innovative, in verità non sono affatto estranee al nostro attuale modo di comunicare. Le e-mail sono un esempio ben noto di comunicazione asincrona e sono molto apprezzate per la loro capacità di rendere veloci conversazioni che altrimenti sarebbero difficoltose. Ma come dovrebbero essere organizzate per essere efficaci? Tendenzialmente i modi sono due: 

• Attraverso video- istruzioni registrate
• Grazie a strumenti per la programmazione delle attività che diano la possibilità di aggiungere task, note e commenti.

I video possono risultare particolarmente utili quando la riunione corrisponde a una presentazione o a un ragguaglio su un determinato progetto. Oppure, per esempio, possono essere molto utili per sostituire un incontro per fare il punto della situazione e trovare nuove idee su un determinato tema. Registrando la presentazione e distribuendola ai diretti interessati, potrà essere riguardata più volte, soprattutto nei passaggi più complessi. Inoltre, offrirebbe la possibilità di far riflettere con calma su una eventuale risposta, senza la pressione di dover dare il proprio punto di vista in modo immediato.

Nel caso dell’utilizzo di piattaforme per organizzare lavoro e scadenze, la riunione si trasforma da incontro uno a uno limitato in un certo tempo, in un vero e proprio flusso continuo di comunicazione a distanza. Chat come Slack oppure programmi di annotazione come Miro, permettono un confronto costante e continuo tra i vari membri del team senza che però debbano interrompere le loro attività. 

I vantaggi delle riunioni di lavoro asincrone

Nel paragrafo precedente abbiamo avuto modo di accennare alcuni dei vantaggi che le riunioni di lavoro asincrone possono offrire ad aziende e lavoratori, ma adesso andiamo ad approfondire.

• Maggiore flessibilità: gli elementi del team possono accedere a tutte le informazioni quando vogliono e da qualsiasi luogo, senza il vincolo del tempo e dello spazio.
• Miglior bilanciamento vita privata – vita lavorativa: potendo decidere quando collegarsi e rispondere agli altri membri del gruppo, si ha la possibilità di gestire il proprio tempo. A beneficiarne ne è soprattutto la vita personale che ritrova lo spazio che merita. 
• Risposte più puntuali e ponderate: non avendo la necessità di dare una risposta o una soluzione immediatamente, il lavoratore ha modo di dedicargli più tempo ed evitare errori dovuti alla fretta e all’urgenza.
• Migliore documentazione e tracciamento: le riunioni di lavoro asincrone prevedono un’archiviazione delle informazioni scambiate. La presentazione è registrata e i commenti sono per lo più scritti. In questo modo, non possono esserci equivoci e fraintendimenti, potendo sapere sempre chi ha detto cosa e quando. Tutto questo, permette di evitare comunicazioni ulteriori e ridondanti che non hanno nessuna utilità effettiva.
• Maggiore produttività: l’unione dei fattori indicati sopra permette nel complesso un miglioramento delle prestazioni. Maggior lavoro in minor tempo. Il tempo in avanzo, inoltre, può essere dedicato per esplorare nuove idee o per completare i lavori più complessi.  Senza contare che tutti i membri del team risultano essere proattivi e collaborativi, propensi all’ascolto e al confronto.
• Nessun problema di fuso orario: sveglia all’alba o chiamate nel cuore della notte, confusione tra i giorni della settimana e del mese sono difficoltà che spariscono con le riunioni di lavoro asincrone. Un’ottima soluzione quando si lavora da parti del mondo diverse
• Miglior rapporto tra i membri del team: poter partecipare alla riunione in un momento comodo e più agevole migliora le dinamiche tra i membri del team. Inoltre, la conversazione risulta più ordinata. Vengono così a mancare le sopraffazioni e anche il più timido dei collaboratori potrà dire la sua liberamente.
• Migliore pianificazione: la pianificazione è fondamentale in questi casi. Non solo per organizzare il lavoro tra i vari elementi del gruppo, ma anche in ottica di scadenze e consegne. Proprio perché tutto non avviene in modo immediato, è necessario saper calcolare bene i tempi che, inevitabilmente, si allungano.
• Più autonomia e fiducia: nel momento in cui il lavoro va gestito in autonomia, il senso di responsabilità aumenta. Così, anche la sensazione di essere meritevoli di fiducia da parte dell’azienda e da parte degli altri colleghi. Questo permette al dipendente di legarsi ancora di più all’azienda e dare il proprio meglio.

Gli svantaggi

Come abbiamo visto, le riunioni in differita e, in generale, tutta la comunicazione asincrona, può portare a numerosi vantaggi. Questo vale sia per i lavoratori che per l’azienda. Considerando i trend del momento è possibile pensare che in futuro questa diventerà la normalità.

Tuttavia, bisogna considerare anche quegli elementi che potrebbero rendere le riunioni di lavoro asincrone una pessima idea.

• Maggiori incomprensioni: non trovandosi a comunicare nello stesso momento, gli errori di comprensione e i fraintendimenti sono dietro l’angolo. Nel momento in cui si sta facendo una presentazione, non si hanno feedback sul momento di una reale comprensione e se dovessero sorgere delle domande non potrebbero trovare una rapida risposta.
• Perdita di rapporto umano diretto: linguaggio del corpo e connessione emotiva, rischiano di sparire dietro a una lavagna digitale ricca di appunti e schemi. Una vera e propria spersonalizzazione della comunicazione che potrebbe inficiare anche sulla comprensione.
• Meno scambio di idee: se avere la possibilità di riflettere prima di esprimersi può avere il vantaggio di dare risposte più ponderate, la mancanza di una conversazione diretta e immediata limita il fluire spontaneo delle idee. La collaborazione e il confronto in contemporanea può essere molto più stimolante e portare a soluzioni innovative che, altrimenti, non si sarebbero raggiunte.
• Allungamento dei tempi: non potendo contare su risposte immediate o stando ai tempi di tutti i membri del team, ogni processo rischia di diventare estremamente lento. Inoltre, in caso di equivoci, parte delle risorse vanno spese per gli ulteriori chiarimenti.
• Nessun momento di pausa: come sanno molti freelance, a volte è difficile fermarsi e prendere una pausa. La possibilità di poter lavorare in qualsiasi momento e non essere legati a un determinato orario, può portare a una cattiva gestione del tempo e ritrovarsi a non staccare mai. Quella che dovrebbe essere una buona soluzione per limitare il burn-out, può diventare la causa maggiore.
• Difficoltà ad accettare il cambiamento: che sia per un cattivo rapporto con la tecnologia o una cattiva predisposizione alle novità, alcuni dipendenti potrebbero non accettare interventi di questo tipo.

Nonostante queste difficoltà è indubbio che le riunioni di lavoro asincrone sono destinate a rivoluzionare il modo in cui si è lavorato fino a questo momento. Sebbene non soppianteranno del tutto il lavoro in presenza (fisica o telematica) certamente si inseriranno nella nostra quotidianità.