Registratori telematici: gli adeguamenti obbligatori entro l’anno 2025
Con la recente Legge di Bilancio 2025, sono state introdotte diverse novità per quanto concerne i registratori telematici. Gli esercenti dovranno adeguarsi alle nuove disposizioni entro i termini previsti dalla Manovra. Le nuove introduzioni previste sono state pensate per migliorare la trasparenza: in questo modo, si lotterà concretamente contro l’evasione fiscale. La lotta all’evasione passerà proprio per un maggior controllo: è previsto infatti un collegamento diretto tra registratore telematico e terminale di pagamento.
Vediamo, più in dettaglio, i nuovi obblighi per gli esercenti e quali sono le scadenze da rispettare.
Registratori telematici, le novità della Legge di Bilancio
Secondo quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2025, gli esercenti dovranno garantire l’adeguamento dei propri registratori telematici.
La Manovra 2025 ha introdotto queste novità al fine di garantire trasparenza in tutte le transazioni effettuate dagli esercenti. Nel nostro Paese, infatti, il problema dell’evasione fiscale, seppur in calo, continua a costare circa 84 miliardi di euro l’anno.
Al fine di evitare l’evasione, verrà quindi imposto un collegamento diretto tra registratore telematico e terminale di pagamento. In sostanza, il registratore di cassa dovrà essere direttamente collegato a POS o altri strumenti di pagamento elettronico.
Gli esercenti sono tenuti ad adeguarsi entro il 1° gennaio 2026.
La misura è già operativa ed è stata ufficializzata con la pubblicazione della Manovra in Gazzetta Ufficiale.
Novità POS: collegamento diretto tra registratore telematico e terminale di pagamento
Tra gli obblighi previsti per gli esercenti c’è quello di memorizzare con modalità elettroniche i dati delle transazioni quotidiane. Tali dati verranno poi trasmessi all’Agenzia delle Entrate e l’obbligo vige fino al 31 dicembre 2025.
Infatti, a partire dal 1° gennaio 2026, grazie al collegamento diretto tra il registratore telematico e il terminale di pagamento, le cose cambieranno. La memorizzazione elettronica e la trasmissione al Fisco, infatti, resteranno obbligatorie. Tuttavia, la trasmissione dei dati avverrà mediante i nuovi registratori telematici.
Di fatto, la novità che prevede il collegamento tra cassa e POS garantirà l’inalterabilità dei dati da parte degli esercenti.
Inoltre, come dicevamo, questo dettaglio consentirà di evitare l’evasione fiscale. Il collegamento diretto, infatti, garantirà la registrazione di tutte le transazioni.
In sostanza, non si trasmetteranno al fisco solamente i corrispettivi giornalieri, ma anche gli effettivi incassi quotidiani.
Perché è obbligatoria la connessione tra cassa e POS
Abbiamo già accennato alle motivazioni che hanno condotto all’introduzione delle novità relative ai registratori di cassa. Tuttavia, è bene specificare ulteriormente i motivi dell’obbligo di collegamento diretto tra registratore di cassa e POS.
Allo stato attuale delle cose, gli esercenti possono gestire i pagamenti elettronici e la registrazione dei corrispettivi in maniera separata. Ne consegue che, in alcuni casi, possono verificarsi pratiche elusive. In sostanza, non tutte le transazioni economiche vengono dichiarate.
La nuova disciplina sui registratori di cassa, invece, consente di garantire la massima trasparenza. La registrazione e la relativa trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate sarà infatti diretta.
Gli esercenti, infatti, dovranno necessariamente dotarsi di un registratore di cassa in grado di certificare i corrispettivi. Inoltre, l’incasso elettronico e la cassa dovranno essere perennemente collegati tra di loro. Questo collegamento garantirà la registrazione automatica di ogni pagamento. Si eviteranno, così, eventuali omissioni di importi incassati ma non dichiarati.
Registratori telematici e terminale di pagamento: come effettuare l’adeguamento
L’adeguamento, per gli esercenti, prevede l’aggiornamento del registratore di cassa o la sostituzione con registratori telematici. In realtà, i registratori telematici sono dispositivi in uso già da anni, per garantire la connessione diretta con il terminale di pagamento.
La Legge di Bilancio prevede che il POS di cui l’esercente si è dotato debba essere connesso in maniera continuativa con la cassa telematica.
Una semplice integrazione non basta: per l’adeguamento, è previsto anche l’invio in tempo reale delle transazioni effettuate all’Agenzia delle Entrate.
Dunque, l’adeguamento prevede, oltre che di dotarsi di registratori telematici, anche delle caratteristiche tecniche precise. Innanzitutto, il collegamento tra cassa e POS deve essere istantaneo, oltre che continuo. Perché questo collegamento sia garantito, è necessario che il registratore di cassa e il terminale di pagamento siano compatibili.
Inoltre, al fine di garantire la privacy dei clienti, i dati raccolti e trasmessi al Fisco devono essere sicuri e protetti. Per garantire la sicurezza, insomma, i dati devono essere criptati.
Registratore di cassa e mancato adeguamento: le sanzioni
C’è tempo fino al 31 dicembre 2025 per dotarsi di registratori telematici idonei. Siamo infatti attualmente in una fase transitoria, pensata proprio per permettere agli esercenti di attivarsi di un registratore di cassa che risponda ai requisiti previsti dalla Legge di Bilancio 2025.
A partire dal 1° gennaio 2026, però, scatterà l’obbligo di collegamento diretto e, di conseguenza, di aver applicato gli adeguamenti previsti.
Nel caso di mancato rispetto degli obblighi, la Manovra 2025 ha già previsto tutta una serie di sanzioni. Per gli esercenti che non effettueranno l’adeguamento e in caso di mancato collegamento tra cassa e POS, innanzitutto, verranno irrogate delle multe.
Le sanzioni pecuniarie previste hanno importo variabile, che varia a seconda della durata del mancato rispetto degli obblighi. Inoltre, può variare a seconda della tipologia di infrazione. In dettaglio è prevista una multa:
- da 1.000 a 4.000 euro se non si effettua il collegamento diretto tra registratore telematico e terminale di pagamento. In questo caso, è anche possibile incorrere in una sospensione della licenza per un periodo variabile tra i 15 giorni e i due mesi;
- tra 100 e 1.000 euro qualora si ometta la trasmissione dei dati relativi agli incassi elettronici. In dettaglio, verrà irrogata una multa pari a 100 euro per ogni giorno di mancata trasmissione, con un massimo di 1.000 euro per ciascun trimestre;
- sospensione dell’attività per un massimo di sei mesi, in caso di violazione degli obblighi per quattro volte negli ultimi cinque anni.
Altre sanzioni previste
Oltre alle sanzioni di tipo economico, in caso di mancato rispetto degli obblighi relativi ai registratori telematici è possibile inoltre incorrere nel blocco delle operazioni di cassa.
Per gli esercenti recidivi, è previsto che vengano applicate restrizioni su tale tipologia di operazioni. Infine, le attività che non si adegueranno alla normativa potrebbero essere escluse dai benefici fiscali e dagli eventuali incentivi destinati alle imprese.
