Project Manager: chi è, di cosa si occupa e come diventarlo

Le mansioni del Project Manager

Tra le responsabilità e i compiti di competenza di questo professionista i principali sono i seguenti:

•  Pianificazione dei progetti. Stendere un prospetto generale e organizzare le diverse fasi del lavoro è la parte che occupa più tempo ad un Project Manager. Non deve mancare la cura dei dettagli come l’ammontare delle spese, del personale impiegato e i tempi di realizzazione. 

• Coordinazione del personale. Durante l’esecuzione del progetto da coordinare è lui il punto di riferimento sia per i lavoratori interni all’azienda sia a quelli esterni, in caso di subappalto. Può nominare altri coordinatori per farsi dare supporto, anche perché gestisce tutte le comunicazioni. 

• Monitoraggio costante. Durante le varie fasi di lavoro questo manager fa dei sopralluoghi cadenzati per verificare che non vi siano ritardi o modifiche da apportare. Valuta anche le prestazioni basandosi su indicatori prestabiliti e indici di riferimento oltre che la strumentazione apposita.

• Analisi dei rischi. Nella stesura del progetto occorre prendere coscienza che ogni lavoro o fase comporta dei pericoli verso strutture e lavoratori. Per stendere questi rischi occorre prevedere un DVR o il DUVRI in caso di compartecipazione da parte di più aziende. 

• Creare la documentazione. Al Project Manager spetta la compilazione e l’archiviazione di tutti i documenti legati al progetto.

• Conseguimento degli obiettivi. Curare il rispetto delle scadenze e delle spese è sempre di competenza di questa figura.

Come lavora 

Un Project Manager può ritrovarsi a stendere un progetto partendo da zero o ereditare piani già iniziati da altri. In entrambi i casi il primo compito del professionista è verificare la fattibilità del piano strategico elaborato da lui o dal collega che lo ha preceduto.

La pianificazione richiede al manager di organizzare una visione globale di ciò che serve per ottenere il prodotto finale (output). Può trattarsi di diverse cose: un software, l’ottimizzazione di un processo industriale o un edificio completo. Questo significa prevedere le risorse necessarie: tempo, budget, personale ed eventuali approvvigionamenti di materiale.

Per prima cosa al Project Manager necessita un team adeguato. Il professionista sceglie tra il personale dell’azienda o tra i collaboratori esterni chi possiede le giuste competenze per le diverse mansioni. Una volta assegnati gli incarichi prevede anche ad organizzare riunioni  in sede fisica o virtuale.

Questi incontri possono essere di gruppo o individuali per controllare l’avanzamento del lavoro. Può servire una riassegnazione  delle mansioni o spostare alcuni impiegati da un incarico all’altro a seconda della necessità. Oltre a tenere i contatti sempre attivi con il proprio team il Project Manager informa e tiene aggiornate tutte le parti coinvolte nell’iniziativa. Compresi fornitori e clienti.

Gestione dei fondi e dei tempi

Più che fare una stima iniziale del costo complessivo del progetto la sfida per il Project Manager è rispettarlo fino alla fine. Nel calcolo del budget deve rientrare ogni aspetto. I costi dei materiali, le retribuzioni, affitto o acquisto di macchinari, logistica e sponsorizzazione.

Se durante il corso dei lavori i costi dovessero risultare maggiori della somma prevista, occorre dare priorità al rispetto di quest’ultima. Ossia ridimensionare il progetto in favore del contenimento delle spese. 

Per quanto riguarda la gestione del tempo il Project Manager pianifica la durata delle fasi di lavoro secondo un calendario. L’andamento dei lavori viene monitorato in vista delle scadenze usando i cosiddetti Indicatori Chiave di Prestazione. Questi ICP servono a correggere il tiro in corso d’opera sia per i tempi che per i costi.

Sulla base degli ICP il professionista stila i report da condividere con il team durante le riunioni.