Project Charter: cos’è, funzioni e cosa deve contenere

Project Charter: definizione e caratteristiche

Iniziamo l’analisi del project charter cercando di capire, innanzitutto, di cosa si tratta e quali sono le sue caratteristiche.

Lo strumento è noto anche con altri nomi, quali brief di progetto o documento di avvio. Dunque, questi termini sono sinonimi di project charter.

E con tali termini intendiamo un documento, che può essere realizzato su qualsiasi supporto, contenente un’analisi dettagliata di un determinato progetto. Al suo interno, infatti, troviamo sia gli scopi che gli obiettivi che si intendono raggiungere col progetto in questione.

Generalmente si tratta di un documento breve, che comunque è fondamentale. Infatti, stabilisce le basi di partenza del progetto stesso.

Per tali ragioni, il project charter è importantissimo: può infatti essere considerato come una guida per portare avanti il progetto stesso.

Ma è anche uno strumento di marketing. Infatti, viene spesso utilizzato per comunicare a sponsor ed eventuali finanziatori le caratteristiche del progetto in questione.

Infatti, un buon project charter contiene anche informazioni dettagliate sul Return On Investment. Il che potrebbe convincere i potenziali interessati a garantire investimenti e finanziamenti al progetto. Dunque, se correttamente redatto, il documento aumenterà il consenso verso il progetto.

Ultimo scopo del project charter è quello di comunicare l’inizio del progetto in maniera formale. Condividendolo con ognuna delle persone coinvolte, fungerà da vero e proprio atto formale in quanto definirà con esattezza anche i ruoli di ognuno degli interessati.

A cosa serve esattamente?

In base a quanto detto, è chiaro che un project charter serve innanzitutto a definire chiaramente gli obiettivi del progetto. Stabilisce cioè gli scopi, le finalità e i traguardi che si intende raggiungere. Poter disporre di un documento del genere consente di condividere in maniera semplice e immediata tali obiettivi con tutte le parti interessate.

Ma avere una panoramica dei traguardi da raggiungere può essere d’aiuto in ogni fase del progetto, non solo inizialmente.

In questo modo, è possibile sfruttare il documento in fase di monitoraggio, nel tentativo di comprendere se il progetto sta andando per il verso giusto. Infine, come già detto, una delle motivazioni per cui ogni progetto dovrebbe prevedere la compilazione del project charter riguarda gli investimenti.

Se si ricercano stakeholder e finanziatori, possedere un documento riassuntivo da mostrare loro è fondamentale per l’ottenimento di eventuali fondi.

Cosa deve contenere?

Per poter assolvere ai suoi compiti, ci sono degli elementi che un project charter deve assolutamente includere. Cerchiamo quindi di chiarire quali sono le aree fondamentali che un documento del genere deve contenere.

In linea generale, ogni brief di progetto che si rispetti dovrebbe contenere, oltre che le informazioni sul progetto, anche tutte le strategie previste. Una volta definiti gli scopi fondamentali, in altre parole, bisognerà anche indicare come tali scopi verranno raggiunti.

Per questo, oltre che gli strumenti, è necessario indicare nel project charter ogni ruolo e persona coinvolta nel progetto descritto.

Ma scendiamo ancor più nello specifico, per individuare le parti fondamentali di un brief di avvio.

Descrizione, scopo, obiettivi

La parte più importante del project charter è quella che riguarda gli scopi del progetto. Bisogna essere molto specifici e chiarire perché il progetto sta prendendo avvio.

In questo modo, sarà chiaro sia cosa si intende fare, sia la motivazione di base per la quale il progetto sta prendendo vita.

Importantissimo che i KPI, ossia gli indicatori chiave di performance, siano misurabili. In questo modo, il monitoraggio avverrà in maniera più agevola in corso d’opera.

Analisi delle risorse necessarie

Chiaramente, per essere portato a termine e per dare risultati, un progetto ha bisogno di risorse. E tali risorse devono essere chiaramente indicate nel project charter.

Non si tratta, ovviamente, solo e unicamente di risorse economiche.

Anche eventuali figure chiave e risorse di tipo umano vanno indicate. All’interno del project charter vanno individuati il project manager, gli stakeholder ed eventuali sponsor.

Chiaramente, in futuro, le stime iniziali relative alle risorse potrebbero variare. Non è comunque vietato modificare in corso d’opera le stime relativa al budget iniziale.

Cronoprogramma e tempistiche

Un project charter dovrebbe anche elencare sia gli step previsti, sia la durata potenziale del progetto.

Individuare le esatte fasi fondamentali potrebbe essere difficile, soprattutto se non si conosce l’esatta data di avvio del progetto.

Tuttavia, è comunque possibile effettuare delle stime preventive, per poi aggiornare il cronoprogramma con maggiori dettagli a progetto avviato.

Eventuali rischi e problemi

Infine, molto utile inserire nel project charter anche eventuali e possibili rischi. In questo modo, si può essere certi di non lasciarsi cogliere alla sprovvista da imprevisti durante lo sviluppo del progetto.

Anche in questo caso, potrebbe essere necessario modificare questa sezione del project charter in corso d’opera.

Infatti, alcuni rischi non identificati in fase iniziale potrebbero presentare durante lo svolgimento del progetto.

Come creare un Project Charter

Per concludere, proviamo a capire come iniziare a creare un project charter.

Conosciamo infatti gli elementi che il documento dovrà contenere, ma è necessario compilarlo a dovere per renderlo una sorta di tabella di marcia efficace.

Prima di tutto, un project charter che si rispetti dovrà utilizzare un linguaggio semplice e comprensibile. In questo modo, ciascuna delle parti coinvolte capirà con esattezza ogni parte del brief. Si eviteranno inoltre ambiguità e incomprensioni, garantendo una migliore gestione del progetto stesso.

Una volta conclusa la bozza del project charter, che dovrebbe contenere tutti gli elementi di cui abbiamo già discusso in apposito paragrafo, si è pronti per il successivo step.

Si può infatti condividere la bozza col resto del team per richiederne un feedback, prima di tramutare la bozza in documento finale.