Il Procurement Management in azienda
Il procurement management, ossia l’insieme dei processi che permettono di soddisfare le esigenze aziendali di identificazione e acquisto beni e servizi, è fondamentale per il successo dell’impresa stessa. Eppure, paradossalmente, ancora oggi sono moltissimi i contesti aziendali che percepiscono questi processi solamente come un costo aggiuntivo da sostenere.
Tuttavia, al di là dei costi che indubbiamente il procurement management prevede, si tratta della funzione che, forse più di ogni altra, garantisce il vantaggio competitivo dell’azienda.
Ha infatti il potere di far aumentare il fatturato, qualunque sia il settore in cui l’azienda opera. L’impatto maggiore si ha sull’EBITDA delle aziende, ma sono tantissimi i vantaggi generali che questo insieme di processi può apportare.
In questa guida scopriremo insieme come il procurement management non sia un’opzione, ma una scelta per garantire l’efficienza e la competitività di un’azienda.
Cos’è il procurement management nel dettaglio
Ma, per comprendere appieno il vantaggio competitivo che un’azienda può ottenere grazie al procurement management, dobbiamo partire dalle basi. È necessario, cioè, comprendere cosa si intende, nello specifico, con procurement management.
Si tratta del processo di gestione degli acquisti, che garantisce alle aziende le forniture di cui hanno bisogno per poter svolgere le proprie attività d’impresa.
Ovviamente, trattandosi di una serie di processi tra loro collegati, coinvolge varie attività. Innanzitutto, quella di pianificazione degli acquisti, che deve prevedere anche un piano atto a soddisfare le richieste aziendali.
Le successive attività sono poi quelle dell’acquisto vero e proprio dai fornitori giudicati adatti, della ricezione degli ordini e del loro controllo, quella dei pagamenti.
È chiaro che, a seconda delle dimensioni aziendali, il procurement management assume significato (e costi) differenti. Indubbiamente, infatti, imprese di grandi dimensioni hanno necessariamente bisogno di un vero e proprio team che si occupi di questi aspetti organizzativi.
Tutti i suoi vantaggi
Riassumere i vantaggi del procurement manager è estremamente riduttivo, in quanto sono davvero moltissimi. Cercheremo quindi di chiarire quantomeno quelli principali, iniziando dal più ovvio. Parliamo, chiaramente, del taglio ai costi, in quanto una gestione efficace permetterà di risparmiare sui costi di acquisto di beni e servizi necessari.
Inoltre, si potrà registrare un miglioramento dell’efficienza aziendale, in quanto un procurement management adeguato risponderà a tutte le esigenze aziendali.
Infine, tutti gli eventuali rischi tipicamente associati agli acquisti aziendali verranno enormemente ridotti, in ragione dell’efficacia del processo.
L’impatto sull’EBITDA
Il procurement management ha impatto positivo anche sulla redditività dell’azienda, in particolare sull’EBITDA. Molti sono gli studi che hanno analizzato la connessione, per le aziende che investono in procurement management, tra questo e l’EBITDA.
Ad esempio, uno studio di Aberdeen Group ha concluso che, nelle imprese che investono nella corretta gestione degli acquisti, l’EBITDA può aumentare anche del 10%.
È chiaro che tale percentuale è puramente indicativa, e dipende non solo dal settore in cui opera l’azienda, ma anche dai suoi volumi. In generale, comunque, è assodato che anche un solo punto percentuale di risparmio è in grado di incidere sull’EBITDA, generando anche un miliardo di euro di ricavi.
I vantaggi del procurement management in quest’ottica hanno anche a che fare con la gestione corretta del ciclo passivo. In particolare, tramite l’applicazione di diversi strumenti finanziari, quali il reverse factoring e il dynamic discounting.
Il procurement management come motore di innovazione
Abbiamo fino ad ora analizzato i vantaggi diretti del procurement management. Esistono però anche degli aspetti che sono spesso sottovalutati, ma hanno un impatto positivo sulla competitività dell’azienda.
Il procurement può infatti aiutare l’azienda a lanciare nuove e più innovative produzioni. Individuare i fornitori migliori non significa solamente il miglior approvvigionamento. Un buon fornitore è in grado di apportare anche nuove tecnologie e know-how utile a migliorare non solo i prodotti forniti, ma anche i processi aziendali interni.
Alcuni fornitori potrebbero inoltre essere in grado di collaborare con le imprese che riforniscono per lo sviluppo di novità e servizi innovativi.
Infine, possono anche fornire preziose indicazioni all’azienda, che fungono da feedback esterno per consentire all’impresa di apportare miglioramenti.
Il prezioso ruolo del CPO
In quest’ottica, un ruolo fondamentale deve essere svolto dalla figura del CPO, acronimo di Chief Procurement Officer. Si tratta di colui o colei che sovrintende ai processi di procurement management.
Non sempre stakeholders e alte cariche aziendali sono consapevoli dei vantaggi del procurement. Compito dei CPO è dunque quello di mostrare loro l’effettivo valore derivante dalla corretta gestione del processo d’acquisto.
È chiaro che non si tratta di un compito semplice e immediato ma, mostrando i giusti parametri, il CPO potrà assolvere a questo complesso incarico.
La chiave per mostrare i vantaggi più significativi è rappresentata dai parametri di performance, quali ad esempio l’effettivo risparmio, o la quantificazione della riduzione di eventuali rischi. In caso di innovazioni concrete, anche queste vanno mostrate agli stakeholder interni come prova di un vantaggio competitivo.
Parametri di performance per evidenziare i processi di valorizzazione
L’unico modo per comunicare adeguatamente il valore reale del procurement è utilizzare, raccogliere e valutare i dati in maniera attenta e dettagliata.
Abbiamo parlato al paragrafo precedente dei parametri di performance in generale. Prima di concludere, però, vogliamo analizzare quelli che, meglio di altri, possono indicare in che modo il procurement management può realmente valorizzare un’azienda.
I dati che i CPO devono necessariamente misurare sono:
- i risparmi portati sul Total Cost of Ownership, che permettono di evidenziare l’impatto finanziario degli acquisti sull’azienda;
- il rapporto tra il valore dei risparmi ed i costi della funzione, dato che misura l’efficienza della funzione degli acquisti;
- la percentuale di spesa controllata dagli acquisti, che indica la portata della funzione degli acquisti
- l’eventuale percentuale di nuovi progetti/prodotti in cui il ruolo degli acquisti sia risultato significativo, che di fatto indica il contributo del procurement management all’innovazione;
- la porzione dei fornitori gestiti attraverso un processo strutturato, che è indice dell’efficienza della gestione dei fornitori.
I dati ottenuti grazie a questi parametri di performance non sono chiaramente fini a se stessi, ma vanno condivisi con presentazioni periodiche. Oltre che oggetto di aggiornamenti da condividere con gli stakeholders interni possono, inoltre, diventare parte di convegni, programmi interni e pubblicazioni.
