Organigramma aziendale: cos’è, vantaggi ed esempi pratici

Che cos’è e come funziona 

L’organigramma aziendale è definibile come la struttura portante dell’intero ente organizzativo. Grazie ad esso ogni ruolo è definito in maniera puntuale e gli elementi portanti della struttura definiti.

L’ organigramma aziendale è la rappresentazione grafica della struttura dell’impresa che evidenzia legami tra dipendenti, responsabilità e suddivide i compiti. Tale struttura è necessariamente da aggiornare con costanza. Spesso infatti ci sono nuove assunzioni o ricambi di personale, avanzamenti di carriera e altri cambiamenti significativi.

Grazie all’ organigramma aziendale possiamo capire in che modo è strutturato l’ente organizzativo e che ruolo hanno i singoli. Più la rappresentazione è chiara, più i dipendenti possono capire al meglio il proprio ruolo e i propri referenti.

A livello grafico la composizione avviene tramite rettangoli o ellissi, che evidenziano la centralità o meno dei ruoli e la gerarchia dei subalterni. È a volte utilizzata anche un ulteriore composizione in linee, in modo da chiarire le relazioni tra le parti o la assenza delle medesime.Per rappresentare le relazioni tra le diverse posizioni nello specifico esistono invece alcune modalità quali i diagrammi ad albero, a bandiera, a forma piramidale, circolare o mista.

Vantaggi derivanti dall’utilizzo dell’organigramma aziendale 

La chiarezza e la precisione della struttura nell’organigramma aziendale sono due aspetti fondamentali. Deve infatti essere in grado di specificare per ogni singola azienda:

• quali sono le figure principali;
• di chi è la responsabilità e di che cosa;
• in che modo vengono suddivisi i ruoli.

La centralità di ogni singolo individuo per il successo di ogni lavoro è fondamentale. Ogni tassello è importante nella costruzione di un progetto ben riuscito, cosi come ogni ruolo è necessario e imprescindibile.

La presenza dell’organigramma aziendale apporta molti vantaggi nell’utilizzo, tra cui:

• facilitare la strada ai neoassunti;
• permettere di comprendere come attuare percorsi di carriera;
• qual è l’evoluzione del business aziendale;
• definire gli obiettivi e capire in quale punto del percorso ci si trova per raggiungerli;
• organizzare in modo immediato le attività;
• rendere il flusso di lavoro più dinamico grazie alla chiarezza degli intenti.

Inoltre, dal punto di vista imprenditoriale, l’organigramma aziendale aiuta a definire una strategia vincente e monetariamente proficua. Tramite osservazione della catena di montaggio del proprio business permette anche di valutare se ci sono ruoli scoperti, altri necessari, carichi di lavoro troppo alti o compiti sovrapposti. Anche la visione del percorso di carriera dei dipendenti risulta più chiaro per premiare o motivare ancora di più i migliori.

Tipologia ed esempi di organigramma aziendale

Le tipologie di organigramma aziendale possono variare secondo le esigenze. Ogni modello serve per migliorare il management, che comprende ogni processo, attività di gestione e coordinamento. Progettare sistemi di comunicazione efficaci ed efficienti per agevolare le unità organizzative nel trasferimento di informazioni è molto utile.

Tre sono le tipologie di organigramma aziendale più diffuse:

• funzionale:  è il modello più utilizzato e prevede la divisione dei soggetti in aree in relazione all’ambito del ruolo (amministrativo, produttivo, di vendita, marketing, etc). Viene utilizzato per lo più da medio-piccole imprese che producono prodotti standard per il mercato nazionale. I ruoli tendono ad essere molto specializzati e ciò risulta vantaggioso ed efficiente. A volte il problema è quello di non riuscire a coordinare al meglio i vari reparti. Esempio: direzione generale suddiviso in direzione amministrativa e commerciale e così via suddivisa a loro volta  in marketing comunicazione e formazione;
• divisionale: tale struttura è quella maggiormente adottata all’interno di una struttura multinazionale. L’organizzazione è composta da divisioni in base a uno schema funzionale. Ognuna di esse ha una direzione propria ed agisce in modo indipendente dalle altre. In questo modo viene amplificata la competizione tra settori, stimolando ognuno a dare il meglio di sé. Il rischio è però una perdita di collaborazione che penalizzi le performance aziendali nel loro insieme. Esempio: direzione generale che si suddivide in quattro settori ben distinti personale, finanza, amministrazione, controllo. Ognuna di esse, come entità separata, si suddivide a sua volte in acquisti, produzione, vendita e marketing
• a matrice: questo modello di organigramma aziendale si può definire una via di mezzo tra le precedenti. Si sviluppa infatti sai in base funzionale sia in base di business. La suddivisione prevede soggetti con ruolo manageriale con singole funzioni e progetti da gestire. Trasparente nella definizione dei compiti, è molto rapida nella comunicazione e nelle scelte decisionali. Come contro possiamo riportare l’eccessivo potere lasciata ai manager, che può facilmente provocare conflitti interni. Esempio: direzione suddivisa in segreteria e qualità a sua volta suddivisa in vari project manager con compiti di produzione e vendita.

Ruoli emergenti

L’ organigramma aziendale consente di comprendere subito se ci sono delle sovrapposizioni di ruoli e di conseguenza di compiti e mansioni. In altri casi può emergere invece la mancanza di ruoli e la necessità invece di creare nuove posizioni e occuparle. 

Ad oggi possiamo sottolineare l’importanza che assumono i responsabili dell’innovazione e della trasformazione digitale, ovvero, entrando nello specifico di:

• Chief Digital officer;
• Innovation officer;
• Digital Officer.

Questi tre ruoli rappresentano dei professionisti che si occupano della trasformazione digitale all’interno di aziende e imprese.  Hanno la responsabilità di aiutare la crescita nel mondo contemporaneo eliminando preconcetti che potrebbero frenare il business. Promuovere dunque e supportare il cambiamento tecnologico grazie a un change management. Tali figure non sono definite con precisione perché assumono un ruolo trasversale. Se da una parte si relazionano con la direzione, dall’altra entrano in contatto con le unità organizzative.

L’innovazione non deve essere solo sponsorizzata ma anche presente ed inclusiva!