Matrice Eisenhower: come stabilire le priorità dei tuoi compiti
La matrice Eisenhower permette di definire le priorità maniera ragionevole, ottimizzare la gestione del tempo e raggiungere i propri obiettivi. I compiti devono infatti essere elaborati il più rapidamente possibile stabilendo delle priorità che non lascino indietro le questioni urgenti.
Scopriamo insieme come!
Indice
Matrice Eisenhower: che cos’è e come funziona
Il generale americano e presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, ha sviluppato un metodo di gestione del tempo. Per farlo è partito dal principio di Pareto, il quale afferma che l’80 % dei risultati prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell’investimento di tempo totale. Il problema è che però spesso nell’altro 80 % ci si occupa di compiti che portano solo al 20 % dei risultati.
Come risolvere il dilemma? Secondo la Matrice Eisenhower, classificando gli incarichi da svolgere secondo la loro priorità e distinguendoli tra importanti e urgenti.
Ogni attività può infatti essere inserita in due categorie:
- urgente e importante: priorità. Da portare a termine immediatamente, altrimenti gli obiettivi prefissati non vengono raggiunti;
- importante ma non urgente: da portare a termine per raggiungere i propri obiettivi, ma con una scadenza posticipabile;
- urgente ma non importante: da chiudere tempestivamente ma delegabile ad altri;
- non urgente e non importante: per niente o poco rilevanti per raggiungere gli obiettivi. Se rimane poco tempo, possono essere lasciati incompiuti.
La matrice di Eisenhower rappresenta in quattro quadranti con chiarezza le attività, pur non cambiandone le caratteristiche intrinseche. Il suo utilizzo a lungo termine favorisce l’aumento della produttività.
Matrice Eisenhower: vantaggi e punti di debolezza
Come abbiamo visto finora seguire la Matrice Eisenhower suggerisce di:
- svolgere prima i compiti importanti e urgenti;
- dedicarsi ai progetti ugualmente importanti, ma meno urgenti;
- delegare a altri o abbandonare del tutto compiti meno importanti.
Di certo, esistono molti vantaggi, tra cui principalmente:
- migliorare la gestione del tempo;
- avere una definizione delle priorità chiara;
- realizzare i progetti più importanti per primi.
Esistono però anche alcuni lati ombra, ad esempio:
- difficoltà nel valutare correttamente l’importanza di un compito;
- delega delle task a dipendenti sbagliati che non li completano in modo adeguato;
- distribuzione non uniforme dei compiti solo a poche persone o dipartimenti.
Altri consigli utili da seguire per non perdere tempo inutilmente possono essere:
- alternare momenti di alta concentrazione ad alti di pausa. Liberare la mente è fondamentale per rendere al meglio;
- evitare momenti di ozio digitale. Social network e simili spengono il cervello e, invece di distrare, rubano energie;
- evitare di pianificare in modo eccessivo ogni attività. Ad un certo punto è necessario un inizio;
- iniziare con le attività più difficili. La mente all’inizio è più fresca e reattiva;
- suddividere la mole di lavoro in micro-attività definite. In questo modo il tutto sarà più gestibile e controllabile.
L’analisi ABC: di cosa si tratta
Un altro metodo per strutturare efficacemente la gestione del tempo, oltre alla Matrice Eisenhower, è l’analisi ABC. Anche in questo caso lo scopo è quello di definire la priorità sulle task.
Molto semplice e di rapida applicazione consiste nella suddivisone dei compiti in:
- A: estremamente importante e urgente. Dovrebbe essere portato a termine quando la concentrazione e la produttività del dipendente è al massimo;
- B: importante ma non urgente. Può essere elaborato nei momenti in cui la capacità di concentrazione diminuisce;
- C: meno importanti e di routine. Da svolgere solo quando A e B sono stati portati a termine.
Spesso ciò che accade è che i compiti C richiedano un grande investimento di tempo pur portando a un risultato minimo. Al contrario, il profitto maggiore è dato dai task A, in cui si investe il minor tempo possibile.
La distinzione principale tra i due metodi è che l’analisi ABC si applica in un singolo giorno, la Matrice Eisenhower comprende un arco temporale più ampio.
L’analisi ABC ha quindi come scopo gerarchizzare i compiti quotidiani all’interno di una lista delle cose da fare per portare efficacemente a compimento i progetti nell’arco di una giornata. Il metodo Eisenhower si adatta invece a progetti a lungo termine e serve a strutturare meglio la quotidianità.
Perché si procrastina?
Quando gli impegni si moltiplicano procrastinare diventa l’unica soluzione apparente. Doveri lavorativi e sociali, attività da svolgere, competenza da assumere: tutto questo e molto altro rendono la gestione del tempo complicata. Come risultato otteniamo però conseguenze deleterie bloccandoci. Ci rifiutiamo, in modo più o meno consapevole, di andare avanti.
Le motivazioni per cui lo facciamo, possono essere racchiuse nelle seguenti macro-aree:
- pigrizia: in linea generale, l’istinto dell’uomo è pigro. Non è programmato per le incombenze della moderna quotidianità. Quando si perde la capacità di gestione e controllo ci si allontana dagli obiettivi;
- mancanza di motivazione: la forza di volontà è fondamentale. Se si ha una routine ben chiara viene spontaneo rispettarla, a prescindere dai compiti da svolgere;
- timore dell’insuccesso: la procrastinazione nasce dove non ci si sente sicuri delle proprie abilità. Ma chi non fa non sbaglia. Lo sbaglio fa parte della vita e della crescita personale. Non è un marchio indelebile che definisce una persona;
- distonia dal proprio sistema di valori: a volte il motivo è non credere in ciò che si fa perché non è allineato con le proprie credenze. In questo caso la domanda da porsi è: come siamo arrivati a doverlo fare? La soluzione è solo una. O si cambia sistema di valori o si cambia attività.
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